พิมพ์

[raponsan]

จัดระเบียบอีเมล - 1001

ตั้งแต่อีเมลได้แพร่หลายในชีวิตประจำวันของคนทั่วไป ปัญหาหนึ่งที่พบเป็นประจำคือ การมีอีเมลจำนวนมากเข้ามาทุกวัน จนทำให้เราเสียเวลาในการอ่าน การตอบ และการลบอีเมล ผมก็พบปัญหาเรื่องอีเมลจำนวนมากจนอ่านหรือตอบอีเมลไม่ทันเป็นประจำ

จนกระทั่งผมได้พบเว็บไซต์หนึ่งชื่อ www.inboxzero.com และได้ลองใช้หลักการที่เว็บไซต์นี้แนะนำ ก็ปรากฏว่าเกิดผลดีกับตัวเองอย่างมาก จึงขอนำประสบการณ์ในการใช้เทคนิคนี้มาเล่าสู่กันฟังครับ

แนวคิดในการจัดการอีเมลที่ inboxzero.com แนะนำคือ จัดการให้กล่องอีเมล (inbox) ของเราว่างเปล่าอยู่เสมอ หมายความว่า เมื่ออ่านอีเมลแล้ว ก็จัดการอีเมลนั้น เช่น ตอบกลับ ส่งต่อให้ผู้อื่น ดำเนินการตามอีเมล จากนั้นย้ายอีเมลนั้นไปยังโฟลเดอร์อื่นหรือลบทิ้งครับ
 
ผมขอแบ่งวิธีในการจัดการกล่องอีเมลให้ว่าง เป็น 3 ระยะคือ จัดการอีเมลเดิมที่คั่งค้าง จัดการอีเมลใหม่ที่เข้ามา และสร้างนิสัยใหม่ในการใช้อีเมล
 

ระยะที่ 1 จัดการอีเมลเดิมที่คั่งค้าง
ในตอนแรก เราอาจมีอีเมลค้างมากมาย ทั้งที่อ่านแล้วและยังไม่ได้อ่าน ผมเคยมีอีเมลค้างถึงห้าพันฉบับ ขอให้เริ่มอ่านตั้งแต่อีเมลเก่าที่สุด จากนั้น เรามีทางเลือกดังนี้ครับ คือ ถ้าเป็นอีเมลไม่สำคัญ ก็ลบทิ้ง ถ้าเป็นอีเมลสำคัญที่เราจำเป็นต้องใช้อีกในอนาคต ก็ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผมมีโฟลเดอร์ที่เก็บการบ้านของนิสิต หรือถ้าเป็นอีเมลที่เราไม่แน่ใจว่าจะใช้หรือไม่ ก็ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า Hold ก็ได้ครับ

ขั้นตอนนี้ อาจใช้เวลานาน ขึ้นกับจำนวนเมลของเรา ผมต้องใช้เวลาเกือบหนึ่งอาทิตย์กว่าจะเสร็จขั้นตอนนี้ ผลลัพธ์ที่เราต้องการคือ ต้องทำให้กล่องเมลของเราเป็นศูนย์ คือไม่มีเมลเหลือค้างอีกเลย

ระยะที่สอง จัดการอีเมลใหม่ที่เข้ามา
หลังจากที่เราจัดการอีเมลของเราจนกระทั่งกล่องเมลของเราว่างแล้ว เมื่อมีอีเมลใหม่เข้ามา ก็ใช้วิธีเดียวกันคือ หลังจากที่อ่านอีเมลแล้ว ก็จัดการอีเมลนั้น อย่าปล่อยให้อีเมลค้างอยู่ในกล่องเมลของเราครับ ในกรณีที่เรามีอีเมลที่ไม่แน่ใจว่าจะจัดการอย่างไร หรือเป็นอีเมลที่เราต้องการเก็บไว้ชั่วคราว ก็ย้ายมาเก็บที่โฟลเดอร์ เช่น Hold

จากนั้นหมั่นตรวจสอบโฟลเดอร์ Hold ของเราว่า ถึงเวลาที่จะลบอีเมลนั้นไปได้แล้วยัง ตัวอย่างเช่น เวลาที่ผมไปต่างประเทศ จะเก็บอีเมลต่าง ๆ เช่น ตั๋วเดินทาง ประกันภัย ใบจองโรงแรม ไว้ที่โฟลเดอร์นี้ หลังจากที่กลับจากต่างประเทศแล้ว ก็จะลบอีเมลเหล่านี้ทิ้ง เพราะไม่ต้องการใช้อีกแล้ว ดังนั้นสิ่งสำคัญของวิธีนี้คือ ควรกำหนดอายุขัยของอีเมลด้วย ถ้าอีเมลฉบับไหนไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว ก็ลบทิ้งทันทีครับ

ระยะที่สาม สร้างนิสัยใหม่ในการใช้อีเมล
เราไม่จำเป็นต้องทำให้กล่องเมลของเราว่างเปล่าทุกวัน บางครั้งเราอาจยุ่งมากจนมีอีเมลหลายสิบฉบับค้างอยู่ในกล่องเมลหลายวัน แต่สิ่งสำคัญคือ ขอให้จัดการกล่องเมลของเราอย่างสม่ำเสมอครับ ดังนั้นเราควรสร้างนิสัยใหม่ว่า เมื่ออ่านอีเมลแล้ว จะต้องดำเนินการทันทีว่า จะจัดการอีเมลนั้นอย่างไร

นิสัยสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการใช้อีเมลคือ ไม่ควรเปิดอีเมลในตอนเช้า เราควรใช้เวลาช่วงเช้าทำงานสำคัญที่สุดและกำหนดเวลาที่แน่นอนในการอ่านอีเมล เช่น พักกลางวัน ตอนเย็น คนส่วนใหญ่มักเช็กอีเมลตลอดเวลา ทำให้ไม่สามารถจดจ่อกับงานได้อย่างเต็มที่ แต่เราควรฝึกนิสัยใหม่ด้วยการใช้อีเมลในเวลาที่แน่นอน แล้วจัดการอีเมลในคราวเดียวกัน วิธีนี้นอกจากจะไม่เสียเวลางานแล้ว เรายังสามารถจดจ่ออีเมลแต่ละฉบับได้อย่างเต็มที่ครับ

เทคนิคเหล่านี้จะทำให้เรารู้สึกว่าควบคุมอีเมลได้ง่ายขึ้น ไม่ได้รู้สึกว่าอีเมลท่วมท้นอีกต่อไป ขอให้ท่านผู้อ่านลองไปประยุกต์ใช้กับตัวเองดูครับ.

ธงชัย โรจน์กังสดาล
ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์
คณะวิศวกรรมศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย


ขอบคณภาพและบทความจาก
http://www.dailynews.co.th/technology/152395
http://www.rmuti.ac.th/,http://lh6.ggpht.com/,http://www.webconnection.co.th/

[ครูนภา]

เป็นประโยชน์มากคะ สำหรับคนที่มีจดหมายเข้ามามาก ๆ นับว่าเป็นประโยชน์มากคะ
เป็นบทความที่น่าอ่านมากคะ ถึงแม้ส่วนตัวแทบไม่มีจดหมายเลย ก็รูัสึกว่าเป็นประโยชน์คะ

 

[SAWWALUK]

วิธีที่ดีที่สุด ในการจัดระเบียบ email ก็คือไม่ต้องแจก email และ ก็ไม่ใช่การติดต่อทาง email ( อีเมล ห้ามอ่านว่า อีแมว นะคะ) เมื่อจัดการด้วยวิธีนี้ ก็ไม่ต้องพะวงแล้วคะว่า จะมี email เข้ามากวนใจ ตอ่ไป คะ ( ชวนขำตอนเช้าคะ )